«Система електронного документообігу є основоположною інформаційною системою для реалізації управлінських процесів в органі місцевого самоврядування. З початку 2020 року у Львівській міській раді запрацювала оновлена система електронного документообігу на базі програмного забезпечення IT-Enterprise. Розвиток цієї системи реалізовується за принципами ERP-системи (Enterprise Resource Planning System — Система планування ресурсів установи) — корпоративна інформаційна система.

На противагу попереднім системам електронного документообігу, що діяли в міській раді раніше та забезпечували лише реєстрацію документів, існуюча система є модульною та забезпечує реалізацію різних галузей управління, має потенціал до масштабування та взаємодії з іншими сервісами», — зазначають в управлінні ІТ ЛМР.

Зокрема, запровадження системи документообігу забезпечило не лише пришвидшення внутрішніх управлінських процесів, але надало розуміння шляхів підвищення ефективності діяльності структурних підрозділів. Саме тому сформовано план щодо запровадження розширення функціонування системи.

Також система електронного документообігу є одним з основних елементів впровадження сайту «Портал мешканця Львова» як єдиного порталу для взаємодії мешканців з міською радою.

За допомогою порталу мешканці матимуть можливість замовляти адміністративні послуги, надсилати звернення та запити в електронному вигляді, а також отримувати їх результати в режимі онлайн. Всі заявки, отримані з порталу, оброблятимуться працівниками структурних підрозділів мерії в єдиній системі документообігу. Це не потребуватиме від службовців роботи в різних системах, що в свою чергу спростить процес надання послуг для мешканців. Бета-версія порталу стане доступною для мешканців уже наприкінці жовтня 2020 року та надаватиме можливість отримання найпопулярніших адміністративних послуг, зокрема оформлення та видачі довідки про місце реєстрації громадянина (протягом року її замовляють 75 тис. разів).

Як відзначають в управлінні ІТ, у середньому протягом місяця в системі реєструють та обробляють 5700 заяв на адміністративні послуги, що надає міська рада, понад 4500 внутрішніх документів, 4000 звернень громадян, 3000 вихідних ініціативних документів, 1900 вхідних документів від юридичних осіб, 250 запитів на публічну інформацію.

Додамо, що система документообігу реалізовується ЛКП «Міський центр ІТ» та компанією IT Enterprise.

Довідка

Конкурс «Дієва Громада» є першим етапом оцінки цифрової трансформації міст та областей задля написання майбутньої стратегії цифрової трансформації регіонів. Сприяючи створенню інструментів цифровізації, організатори надають рівний доступ громадян до електронних послуг, е-демократії, розвитку смарт сіті, підвищуючи ефективність роботи муніципалітетів, зберігаючи гроші платників податків та підвищуючи цифрові навички населення та посадових осіб органів місцевого самоврядування.

Конкурс проводиться Міністерством цифрової трансформації України у співпраці із Програмою «Електронне урядування задля підзвітності влади та участі громади» (EGAP), що впроваджується Фондом Східна Європа та Фондом Innovabridge за підтримки Швейцарії.

Детальніше про конкурс: cutt.ly/HgkssVf

Онлайн-трансляція оголошення переможців: cutt.ly/xgkshTU

Leopolis.news